Als een bedrijf besluit dat het automatisering nodig heeft, zijn er eigenlijk maar drie manieren om dat voor elkaar te krijgen: iemand in-house aannemen, een bureau inschakelen, of een zelfstandige specialist inhuren. Ik ben die derde optie, dus houd daar rekening mee, maar ik geef liever een eerlijk overzicht dan te doen alsof de andere twee geen echte voordelen hebben, want soms zijn zij de juiste keuze.
In-house
Je neemt iemand aan, fulltime of parttime, wiens werk het bouwen en onderhouden van je automatiseringen omvat. Die persoon zit binnen je bedrijf, kent je context zonder dat je steeds opnieuw moet uitleggen, en is beschikbaar wanneer er iets aandacht nodig heeft.
Waar dit wint: doorlopende, hoogvolume automatiseringsbehoeften. Als je bedrijf iemand fulltime bezig zou houden met alleen het onderhouden en uitbreiden van workflows, verdient een in-house medewerker zijn salaris terug. Je krijgt ook iemand die jarenlang kennis opbouwt over je organisatie, niet alleen voor de duur van een project.
Waar dit je kost: salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden, managementoverhead, en het risico dat je iemand aanneemt die goed is in automatisering in het algemeen maar je specifieke tools vanaf nul moet leren. Het is ook een trage manier om je eerste automatisering gebouwd te krijgen. Je huurt voor een rol, je lost niet het probleem op dat deze maand voor je ligt.
Een automatiseringsbureau
Een team, meestal met een projectmanager, één of meer bouwers, en een verkooplaag ervoor. Je krijgt meer gecombineerde capaciteit dan één freelancer, dekking als een teamlid afwezig is, en soms een breder scala aan specialisten onder één dak.
Waar dit wint: grote, meerdelige projecten met genoeg bewegende onderdelen dat één persoon het echt niet allemaal kan, of waar je één verantwoordelijke partij wilt voor een grote scope. Als je automatisering, integratie en een op maat gemaakt dashboard allemaal gecoördineerd nodig hebt, is de structuur van een bureau daar precies voor bedoeld.
Waar dit je kost: je betaalt voor de coördinatielaag, niet alleen voor de bouw. Verzoeken gaan vaak eerst langs een projectmanager voordat ze bij degene komen die daadwerkelijk je workflow bouwt, wat tijd en een extra vertaalslag toevoegt. Prijzen liggen doorgaans hoger om de overhead van het team te dekken, en je kiest niet altijd zelf wie aan jou wordt toegewezen.
Een zelfstandige specialist
Eén persoon, die het bouwen zelf doet, zonder team ertussen jou en het werk. Zo runt ik SVD Online.
Waar dit wint: direct contact met degene die daadwerkelijk je workflows schrijft, dus er gaat niets verloren bij een overdracht. Geen bureau-overhead ingebakken in de prijs. Snel op te starten (geen heel team inwerken) en snel te itereren, omdat de persoon met wie je praat de persoon is die de aanpassing doorvoert. Een vaste prijs is makkelijker vol te houden omdat er maar één persoons tijd te scopen is, niet die van een heel team.
Waar dit je kost: capaciteit. Eén persoon kan maar zoveel tegelijk aan, dus als je vijf parallelle trajecten nodig hebt die deze week starten, is dat een echte beperking. Er is ook geen ingebouwde back-up als ik een tijdje niet beschikbaar ben, iets wat een bureau of in-house team makkelijker kan opvangen.
Een simpele manier om te kiezen
Als je automatiseringsbehoeften doorlopend en substantieel genoeg zijn om een fulltime rol te rechtvaardigen, neem dan in-house aan. Als je project genoeg scope en bewegende delen heeft dat het écht een gecoördineerd team nodig heeft, is een bureau daar de juiste structuur voor. Heb je één of een paar goed afgebakende systemen nodig, snel en degelijk gebouwd door de persoon die het werk daadwerkelijk doet? Dat is precies de omvang en vorm van probleem waar een zelfstandige specialist het beste in is.
De meeste founders en kleine bedrijven met wie ik praat vallen in die derde categorie: ze hebben iets specifieks nodig dat gebouwd en werkend moet zijn, geen team dat ze permanent aan het werk houden. Is dat jouw situatie? Boek een gratis discovery call en ik zeg je eerlijk of ik de juiste match ben, of dat je beter af bent met een van de andere twee opties.