SVD OnlineSVD Online
← Alle workflows
Offertes en betalingenGebruikt AI

Document na het gesprek

Zodra een kennismakingsgesprek is afgelopen, start ik een workflow vanuit mijn admin. Claude maakt van mijn notities een gestructureerd document, met een aanbetalingslink klaar om te versturen.

Document na het gesprek: canvasweergave van de echte n8n-workflow, 16 nodes. true false true Post-Call Webhook Build Post-Call Request Email Draft to Shoka Error: Send Alert Check Doc Type Create Mollie Deposit Link Store Payment Link Inject Payment Link Store Thinkover Build Email HTML Respond to Webhook Save Handover Notes Admin Copy: Agreement Email Was Sent Directly? Save Required Tools Call API
De echte workflow, opnieuw getekend vanuit n8n zodat hij op elk scherm scherp blijft. Elke node staat erin.

Het probleem dat het oplost

Elk gesprek eindigt met dezelfde keten van handwerk: het document schrijven, een betaallink maken, de gegevens opslaan en de klant mailen. Elke stap is klein en elke stap vergeet je makkelijk of doe je een beetje verkeerd als het druk is.

Waarom ik het bouwde voordat ik het nodig had

Ik bouwde dit voordat mijn eerste klantgesprek ooit plaatsvond. Ik wilde niet dat de eerste keer dat ik het gebruikte ook de eerste keer was dat ik uitzocht hoe het zich moest gedragen.

De uitkomst goed krijgen kostte rondes testen: de workflow draaien, bekijken wat eruit kwam en de prompt aanpassen tot het klopte met wat ik nodig had. Dat is het deel dat tijd kost bij workflows met AI. De automatisering is zelden het moeilijke deel. De uitkomst echt bruikbaar krijgen is dat wel.

Nu is het klaar. Als het gesprek plaatsvindt, draait het.

Zo werkt het

  1. 1

    Start

    Ik stuur mijn gespreksnotities in

    Vanuit mijn adminpagina, direct na het gesprek. Die ene actie start alles hieronder.

  2. 2

    Soort

    De workflow bepaalt om welk document het gaat

    Een overeenkomst voor iemand die klaar is om te starten, of een voorstel voor iemand die bedenktijd nodig heeft.

  3. 3

    Betaling

    Er wordt een aanbetalingslink gemaakt

    Bij een overeenkomst wordt een Mollie-betaallink voor de aanbetaling gemaakt, opgeslagen en in het document gezet. Bij een voorstel wordt in plaats daarvan de bedenktijd opgeslagen.

  4. 4

    Concept

    Claude schrijft het document

    Een gestructureerde samenvatting van wat er besproken is, de beschreven problemen en de scope die uit het gesprek kwam, omgezet in een kant-en-klare e-mail.

  5. 5

    Controle

    Het concept komt terug in mijn admin

    Ik lees het en pas het aan voordat er iets bij de klant komt.

  6. 6

    Voorbereiden

    Overdrachtsgegevens worden opgeslagen

    Overdrachtsnotities en de tools waar ik toegang toe nodig heb worden bewaard, klaar voor de onboarding.

  7. 7

    Versturen

    Een aparte workflow verstuurt het

    Zodra ik akkoord ben, mailt een kleine verzendworkflow de klant en bewaart een kopie voor mij.

Gaat er iets mis, dan krijg ik direct een foutmelding in mijn inbox. Er gaat niets stilletjes kapot.

Wat het verbindt

  • n8n

    Draait de workflow en verbindt de andere tools.

  • Claude API

    Maakt van mijn notities het document.

  • Mollie

    Maakt de betaallink voor de aanbetaling.

  • Supabase

    Slaat de betaallink, overdrachtsnotities en benodigde tools op.