Leads en verkoopGebruikt AI

Intakeformulier naar gespreksvoorbereiding

Als iemand zich aanmeldt, krijgt die binnen seconden een bevestiging, wordt de aanmelding opgeslagen en krijg ik een voorbereidingsbrief voor het gesprek, geschreven door Claude.

Het probleem dat het oplost

Aanmeldingen met de hand verwerken betekent antwoorden overtypen, bevestigingen schrijven en elk gesprek vanaf nul voorbereiden. Elke stap is klein en elke stap gaat gemakkelijk een beetje mis als het druk is.

Niet alles is geautomatiseerd, bewust

De operationele laag draait vanzelf: bevestiging, opslag, routering en voorbereiding. De beoordeling blijft bij mij. Past wat ze vragen bij het pakket waarmee ze binnenkwamen, en wat moet ik weten voor het gesprek?

Dit bouwen kostte meerdere rondes. Elke verbetering kwam voort uit zorgvuldig testen: zien wat niet werkte en dat herstellen voor de volgende run.

Een opzet als deze valt onder de omvang van Frame: een webhook, een bevestigingsmail, opslag van de intake en een meldingslaag, meerdere verbonden onderdelen die samenwerken.

Zo werkt het

1
Start
Iemand vult het intakeformulier in
Een webhook op svdonline.com stuurt de antwoorden naar n8n op het moment dat ze op verzenden drukken.
2
Bevestiging
De aanvrager krijgt een bevestiging
Er gaat direct een e-mail uit met wat ze kunnen verwachten, zodat niemand zich afvraagt of de aanmelding is aangekomen.
3
Opslaan
De aanmelding wordt opgeslagen
Elke aanmelding komt in mijn database, klaar om te bekijken wanneer het mij uitkomt.
4
Voorbereiden
Claude schrijft mijn voorbereidingsbrief
Een korte samenvatting, opties binnen het gekozen pakket, vragen voor het gesprek en eventuele zorgen over de scope.
5
Melding
De brief komt in mijn inbox
Met links rechtstreeks naar mijn adminpagina voor de volgende stap.
6
Beslissen
Ik kies de volgende stap
Ik bekijk de aanmelding en stuur een boekingsuitnodiging vanuit mijn admin. Die stap blijft handmatig, bewust.

Gaat er iets mis, dan krijg ik direct een foutmelding in mijn inbox. Er gaat niets stilletjes kapot.

Wat het verbindt

n8n
Ontvangt het formulier, voert elke stap uit en stuurt de resultaten door.
Claude API
Schrijft de voorbereidingsbrief op basis van de antwoorden van de aanvrager.
Supabase
Slaat elke aanmelding op, zodat niets afhangt van mijn inbox.
E-mail
Verstuurt de bevestiging naar de aanvrager en de brief naar mij.

Past goed bij

Leads en verkoopOpvolging bij no-showAls iemand een kennismakingsgesprek mist, gaat er binnen seconden een vriendelijke opvolging uit, met een link om een nieuwe tijd te kiezen.Bekijk workflow →

Leads en verkoopAutomation audit vragenlijstEen korte vragenlijst op mijn site. Claude leest je antwoorden en schrijft een persoonlijke analyse van wat je als eerste kunt automatiseren. In de week erna volgen nog twee e-mails.Bekijk workflow →